Como tudo funciona? Aqui está uma análise de um processo de licitação de conferência típico.
Processo de licitação
- Chamada de propostas / próximo “ano aberto” comunicada
- Interesse expresso por membros da associação ou cidades
- Qualificação do licitante (avaliação do licitante / cidade)
- O manual / diretrizes / regras de licitação estão disponíveis para as cidades licitantes
- Lance criado
- Lance submetido
- Inspeções de local
- Avaliações e listas curtas anunciadas
- Inspeções e negociações detalhadas do local
- Lances revisados enviados
- Apresentações formais de licitação
- Lista curta final e negociações finais
- Decisão tomada e anunciada
- Feedback para cidades perdidas
- Assinar contrato ou carta de acordo
Deseja discutir um lance ou associação em potencial em que você está envolvido? Contato Tara Miller para saber mais.
Como utilizar um CVB para suporte de lance
Você já pensou em presidir ou apoiar uma oferta para sediar uma conferência? Ou talvez você já esteja envolvido na organização de uma futura reunião em Washington, DC? Destination DC está aqui para ajudar como um recurso GRATUITO!
O que é um CVB?
O Convention and Visitors Bureau (CVB) é uma organização sem fins lucrativos encarregada de representar um destino específico e normalmente financiada por taxas de ocupação de hotéis. Os CVBs facilitam o acesso de planejadores de conferências e reuniões a uma ampla gama de serviços em seus destinos, incluindo, mas não se limitando a: verificar a disponibilidade de hotéis e espaços para reuniões, organizar inspeções no local e conectar planejadores a provedores de serviços locais especializados.
Qual é a vantagem de usar um CVB?
Os CVBs ajudam os planejadores a economizar tempo e dinheiro com diversos serviços de planejamento de reuniões. Os CVBs empregam profissionais de vendas que atuam como especialistas em destinos e aconselham planejadores sobre os hotéis apropriados, instalações para reuniões e convenções e outros locais exclusivos para reuniões dentro do destino. Atendendo às necessidades dos planejadores, o contato CVB pesquisa preço e disponibilidade de quartos e espaço para reuniões para o período específico ou intervalo de datas gratuitamente. Além dos serviços de seleção de locais, os CVBs também podem fornecer inspeções de locais, referências de empresas locais, brochuras promocionais, pessoal de registro, serviços de hospedagem e promoções de atendimento.
Nossa equipe de vendas e serviços para convenções oferece assistência personalizada para reuniões de todos os tamanhos.
Encontre uma cidade que sirva de parceira, não apenas de contato. Quando você reserva um evento em Washington, DC, Destination DC está aqui a cada passo do caminho.
O que o Destination DC oferece:
- Conexões com mais de 1,000 membros do Destination DC e ajuda a identificar os melhores parceiros para atender às suas necessidades
- Orientação na busca e seleção de um hotel ou local para todos os requisitos e orçamentos
- Fornecimento de informações e insights sobre destinos importantes para tomar uma decisão informada
- Compartilhando recursos de marketing para divulgar o destino
- Colocando você em contato com outros organizadores que tiveram uma experiência de sucesso na hospedagem de eventos
Suporte de lance
Você tem acesso e experiência de campo. Temos o conhecimento do mercado e a experiência em licitações. Juntos, podemos criar um programa poderoso para identificar, perseguir e vencer as principais reuniões e convenções em Washington, DC. Nosso suporte de licitação inclui o seguinte:
- Revisão e consultoria sobre estratégias e diretrizes de lances
- Obtenção de história ou percepções de cidades-sede anteriores
- Encontrar locais e hotéis que melhor atendam aos requisitos
- Preparar livros de ofertas personalizadas, apresentações e outros materiais de apoio que posicionam Washington, DC como uma escolha de destino atraente
- Obtenção de cartas de apoio
- Apresentando fornecedores ou um Organizador de Congresso Profissional (PCO) para auxiliar na preparação de orçamentos, estimativas e fontes de arrecadação de fundos conforme necessário para licitações
- Melhorar um argumento de venda com materiais de marketing de destino e suporte no local em alguns casos